事業者向けアルコールチェック記録の残し方

社用車を使う事業者には、ドライバーの酒気帯び確認と、その結果を記録して残すことが広く求められるようになっています。背景にあるのは、飲酒運転による事故を運転者個人の注意だけに任せず、事業者の管理で防ぐという考え方です。チェックを行うことそのものに加えて、「確認した事実が後から分かる形で残っているか」が問われます。

記録は、万一の事故や監査の際に、日々の確認をきちんと行っていたことを示すよりどころになります。逆に、確認はしていたのに記録がない、記録はあるのに項目が足りない、という状態では、運用していなかったのと同じ扱いを受けかねません。まずは「記録に何を残すか」を固めることが出発点です。

アルコールチェックの記録は、後から見返したときに「いつ・だれが・どの方法で確認し、結果がどうで、だれが確認したか」が一目で分かることが基本です。運転前と運転後のどちらの確認なのかも、区別して残しておきましょう。

確認方法の欄は、アルコール検知器を使ったかどうかに加えて、対面での確認か、電話などの対面に準ずる方法かを書き分けられる形にしておくと、直行直帰の日もそのまま運用できます。結果は「酒気帯びの有無」をはっきり残し、検知器の数値や気づいた点があれば備考に添えます。

早朝の出発や深夜の帰着、現場への直行直帰など、確認者がその場に立ち会えない場面は必ず出てきます。ここでつまずくと記録が虫食いになりやすいので、「不在のときはこうする」という代替の手順をあらかじめ決めておくことが大切です。

一般的には、ビデオ通話で顔色や応答の様子を確かめながら検知器の結果を報告してもらう、電話で声の調子を確認しつつ測定値を申告してもらうといった、対面に準ずる方法が用いられています。どの方法で確認したかも記録に残しておくと、後から運用を説明しやすくなります。

また、確認役をひとりに集中させないことも重要です。代わりに確認できる人をあらかじめ決めて一覧にしておけば、休暇や出張のときも運用が止まらず、現場も迷いません。

アルコールチェックの記録でいちばん多いつまずきは、悪意のない「書き忘れ」です。チェック自体はしていても、忙しい朝に記入が後回しになり、そのまま抜けてしまう。これを防ぐには、確認と記入をひとつの動作にまとめてしまうのが効果的です。

たとえば、検知器を置いた場所に記録表とペンをセットで置く、車両の鍵の受け渡しと記入を同時に行う、出発前の点呼の流れに組み込む、といった工夫です。さらに、週に一度は記録表を見返して空欄がないかを確かめる役割を決めておくと、抜けたまま放置されることがなくなります。

記録は取って終わりではなく、決めた期間きちんと保存し、必要なときにすぐ取り出せる状態にしておくことが大切です。保存する年数は社内ルールとして明文化し、月ごとにまとめてファイルする、年度ごとに保管場所を分けるなど、後から探しやすい形を決めておきましょう。

ためた記録は、ふだんの安全管理にも活かせます。特定の曜日に記入漏れが集中していないか、特定の車両や時間帯に運用のほころびがないか。月に一度ざっと見返すだけでも、チェックが形だけになることを防げます。なお、保存期間を含む要件は見直されることがあるため、公的情報を定期的に確認する習慣も持っておくと安心です。

運用を始めるには、まず項目のそろった記録表を用意するのが手早い方法です。アルコールチェック記録表テンプレートには、日時や確認方法、結果、確認者といった基本の項目をまとめてあります。印刷して点呼の場所に置けば、その日から運用を始められます。

拠点が多い、直行直帰が多いといった事情があれば、スマートフォンのアプリで記録する方法もあります。記録した時刻が自動で残り、集計や見返しもしやすくなるので、紙での運用が定着してきたタイミングで移行を検討するのもよいでしょう。